Przez akt administracyjny rozumiemy skierowane do oznaczonego adresata władcze oświadczenie woli organu administracji państwowej zmierzające do wywołania określonego skutku prawnego lub stwierdzające istnienie określonego stanu rzeczy.
Akty administracyjne wydawane są z reguły przez organy administracji państwowej, działające w charakterze władczym. W formie aktów administracyjnych organy te wydają decyzje, zakazują lub wskazują adresatom aktów administracyjnych konkretne sposoby postępowania. Ponieważ organy administracji działają w charakterze władczym, adresaci aktów administracyjnych nie mają swobody działania: muszą postępować zgodnie z decyzją, nakazem lub zakazem zawartym w akcie. Adresatami aktów administracyjnych mogą być podległe w stosunku do organu wydającego akt organy administracji państwowej, organizacje, instytucje, a także obywatele.
Wydanie aktu administracyjnego może nastąpić tylko w wypadku istnienia podstawy prawnej, którą z reguły stanowi odpowiedni akt normatywny.
Akt administracyjny jest zawsze aktem konkretnym, skierowanym do konkretnego adresata i zawierającym decyzję lub stwierdzenie w konkretnej sprawie.
Akty administracyjne poklasyfikować można według różnych kryteriów.
W zależności od skutków prawnych akty administracyjne podzielić można na:
— akty administracyjne konstytutywne,
— akty administracyjne deklaratoryjne.
Akty administracyjne konstytutywne są to takie akty, które tworzą, zmieniają lub uchylają stosunki prawne. Skutkiem takiego aktu jest określona zmiana stanu prawnego: ktoś nabywa jakieś prawa lub je
traci. Przykładem aktu administracyjnego konstytutywnego jest udzielenie przez organ administracji koncesji na prowadzenie przetwórstwa i obrotu metalami szlachetnymi. Skutkiem takiego aktu jest uzyskanie przez konkretny podmiot prawa prowadzenia określonej działalności, którego przedtem nie miał.
Akty administracyjne deklaratoryjne nie tworzą nowych ani nie zmieniają istniejących stosunków prawnych, a jedynie stwierdzają na tle konkretnej sytuacji istnienie określonych praw i obowiązków. Aktem deklaratoryjnym jest na przykład poświadczenie obywatelstwa. Poprzez taki akt obywatelstwo nie zostaje nadane, bowiem osoba X była obywatelem danego państwa już przed wydaniem aktu. Akt administracyjny potwierdził jedynie istniejący stan prawny.
Kolejnym podziałem aktów administracyjnych jest podział na akty wewnętrzne i zewnętrzne. Aktem administracyjnym wewnętrznym jest akt skierowany przez organ administracji do innego organu hierarchicznie podporządkowanego, którego działalnością organ wydający akt administracyjny kieruje. Aktem administracyjnym zewnętrznym nazywamy akt skierowany przez organ państwowy do innej jednostki nie podlegającej danemu organowi administracji, np. do organizacji spółdzielczej lub do obywatela.
Przepisy prawa szczegółowo normują przesłanki ważności aktów administracyjnych. Akt administracyjny, aby był ważny, musi odpowiadać przedstawionym niżej przesłankom.
Akt administracyjny musi być wydany przez organ kompetentny. Właściwym organem do wydawania aktów administracyjnych w określonym zakresie jest organ, w którego kompetencjach (określonych przepisami) mieści się dany rodzaj działalności.
Akt administracyjny musi być wydany zgodnie z prawem. Oznacza to, że akt taki musi być wydany na podstawie ustaw lub innych aktów normatywnych i może być wydany tylko w celu przewidzianym w ustawie.
Akt administracyjny musi być wydany w przewidzianym trybie i we właściwej formie. Zarówno tryb, jak i forma zależne są od rodzaju sprawy, w jakiej akt zostaje wydany. Inną ma formę i w innym trybie zostaje podjęta decyzja o rozebraniu budynku grożącego zawaleniem, a w innym decyzja o przydziale lokalu przez wydział do spraw lokalowych.
Jeżeli akt administracyjny nie spełnia którejkolwiek z powyższych przesłanek, jest aktem wadliwym. Wada, jaką dotknięty jest akt, może być wadą nieistotną (np. jeżeli naruszono jedynie przepis porządkowy).
W takim wypadku akt administracyjny jest ważny, wymaga jedynie uzupełnienia lub sprostowania.
Niekiedy akt administracyjny może być obarczony wadami istotnymi, np. decyzja wydana została przez niewłaściwy organ lub oparta jest na nieaktualnym stanie prawnym.
Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego przewidują, że podlega uchyleniu jako nieważna decyzja, która:
— została wydana przez organ administracji państwowej niewłaściwy ze względu na przedmiot decyzji,
— została wydana bez jakiejkolwiek podstawy prawnej,
— dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją ostateczną,
— została skierowana do osoby nie będącej stroną w sprawie,
— jest niewątpliwie niewykonalna,
— w razie jej wykonania wywołałaby czyn zagrożony karą,
— zawiera wadę, powodującą jej nieważność z mocy wyraźnego przepisu prawa.
Decyzję o uchyleniu takiego nieważnego aktu administracyjnego (nieważnej decyzji administracyjnej) wydaje właściwy organ na żądanie strony lub z urzędu. Organ administracji państwowej właściwy do uchylenia decyzji może wstrzymać jej wykonanie, jeżeli zachodzi prawdopodobnieństwo, że jest ona dotknięta jedną z tych wad.